为了充分发挥文件和内部资料的效用，消除文件和内部资料管理工作中的隐患，确保党和国家秘密不泄露，使收文传阅迅速、准确、有序，特制定本规定：
一、严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度，对于内容涉密的收文，其传阅范围更应严格掌握。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。
二、按照合理的传阅顺序组织传阅。收文传阅要按照主要领导、主管领导、主管部门先阅和急用先阅的原则进行。对于需要阅办的文件，其传阅顺序为：主要领导→主管领导→其他领导→部门领导；对于急件，其传阅顺序为主管领导→部门领导→主要领导→其他领导。
三、坚持正确的传阅方式。对于一般性的收文，采取轮辐式传阅（分传）的方法进行，对于特急件或绝密件，则采取专人传送的方法，防止横传等问题的出现。充分发挥机要阅文室的作用，使有关阅读对象尽可能到阅文室阅读文件和内部资料。
四、提高阅文周转速度，防止积压。在收文传阅过程中，机要秘书要注意做到“勤送、勤取、勤催”，加快收文传阅速度，防止收文传阅断线。
五、严格登记手续。对于传阅的文件和内部资料要进行严格的登记，掌握文件和内部资料的行踪。机要秘书要提请领导在阅批后的传阅件上签署姓名、时间以及不要将传阅件从案卷中抽出、留存，杜绝文件、内部资料失控或下落不明的情况发生。
六、切实做好传阅过程中的保密工作。要认真贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》，履行《桂林师范高等专科学校保密工作规定》，确保党和国家秘密不泄露。